DMS

Unsere Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Sie bei der datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Mit Hilfe von einem Dokumentenmanagementsystem ist es Ihnen möglich die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Dies ist die Grundlage für Ihre Entscheidungsfindung und damit das Auslösen von Geschäftsprozessen. Je schneller die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, desto schneller können Entscheidungen gefällt werden, bzw. mehr Entscheidungen und Geschäftsprozesse in der gleichen Zeiteinheit.

Informationen liegen heute oft schon in elektronischer Form (E-Mail, Word- und Excel-Dateien etc.) vor, doch auch die klassische Papierform existiert noch. Die digitale Archivierung eines Dokumentenmanagementsystems speichert diese Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. In einer Datenbank werden alle Informationen der Dokumente hinterlegt, angefangen vom Erstellungsdatum über die Art des Dokuments und hinterlegte Schlagwörter bis hin zum kompletten enthaltenen Text.

Die Dokumentenmanagement-Software findet später jederzeit das archivierte Dokument anhand dieser hinterlegten Informationen. Dies geht bedeutend schneller als die Suche in den Originalen nämlich in Sekunden.

Frühe Dokumentenerfassung bringt Transparenz und beugt Verlusten vor.
Werden zum Beispiel Papierdokumente früh gescannt, das heißt sobald sie im Unternehmen ankommen, kann ein Verlust von Seiten oder des ganzen Dokuments vermieden werden. Die Dokumentenbearbeitung in den einzelnen Abteilungen kann mit einem modernen DMS komplett elektronisch am Bildschirm erfolgen. Unsere DMS-Lösung besitzt außerdem eine revisionssichere Archivierungsfunktion.

Dokumententransport kann heute in Ihrem Unternehmen auf elektronischem Weg erfolgen. Das Workflow-Management kann Dokumente aufgrund von bestimmten Parametern (Kategorie, Projektnummer, Kundennummer etc.) zu bestimmten Bearbeitern oder Gruppen im Unternehmen als auch externen Personen zuführen. Je nachdem wie und wann diese Personen die Dokumentenbearbeitung beenden erfolgen weitere Workflowschritte.

Beispiel: Eingangsrechnungsworkflow

Die Erfassung und automatische Verteilung von Eingangsrechnungen zählt zu den klassischen Workflows des elektronischen Dokumentenmanagements und bildet für viele Unternehmen den Einstieg in die DMS-basierte Organisation von Dokumentenprozessen. Die Vorteile liegen auf der Hand.

  • Dokumente bleiben für alle verfügbar auch während der Bearbeitung
  • Kürzere Bearbeitungszeiten
  • Weniger verlorene Dokumente
  • Einsparungen zum Beispiel durch Einhaltung von Skontofristen
  • Wegfall von Verteilerkopieen
  • Kontrolle und Transparenz

Ein Workflow muss nicht als starres Gebilde verstanden werden, auch teilautomatisch oder komplett manuelle Workflows sind möglich und schaffen neben einer kürzeren Dokumentendurchlaufzeit Transparenz über die einzelnen Bearbeitungsschritte. Außerdem ist es möglich das Dokument im DMS zu finden, selbst wenn man nicht im Workflow beteiligt ist. Ferner ist das Dokument von Unbeteiligten während des Bearbeitungsprozesses leicht auffindbar, allerdings nur, wenn derjenige dazu berechtigt ist.